Alles, was bei euch regelmäßig von Hand passiert und niemandem Spaß macht, ist ein Kandidat.
Automatisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass man mit dem beeindruckendsten Projekt startet statt mit dem nützlichsten. Der richtige Einstieg ist fast immer eine Aufgabe, die oft anfällt, klar beschrieben werden kann und deren Ergebnis leicht zu prüfen ist.
Dafür gibt es eine schlichte Rechnung: Häufigkeit mal Zeitaufwand mal Anzahl der Personen, die es machen. Wenn drei Leute täglich zwanzig Minuten damit verbringen, Anfragen zu sortieren und weiterzuleiten, sind das im Jahr mehrere Wochen Arbeitszeit. Solche Posten fallen im Alltag nicht auf, weil sie sich auf viele kleine Momente verteilen.
Was dabei nicht das Ziel ist: Leute ersetzen. In den Betrieben, mit denen wir arbeiten, fehlen ohnehin Hände. Es geht darum, dass die vorhandenen Leute weniger Zeit mit Tätigkeiten verbringen, für die man niemanden einstellt.
Mails und Formulare werden gelesen, thematisch eingeordnet, mit Dringlichkeit versehen und an die richtige Stelle weitergeleitet. Bekannte Standardfragen bekommen einen Antwortvorschlag, den jemand freigibt. Alles Unklare landet wie bisher bei einem Menschen.
Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Formulare. Die relevanten Felder werden erkannt und ins Zielsystem übertragen, samt Prüfschritt für Fälle, bei denen sich das System unsicher ist. Gerade bei gescannten Papierbelegen ist der Unterschied zum bisherigen Ablauf enorm.
Aus vorhandenen Daten und Textbausteinen entsteht ein Entwurf, den der Vertrieb prüft und verschickt. Das ersetzt kein Verkaufsgespräch, spart aber den Teil, in dem jemand in drei Ordnern nach der letzten ähnlichen Version sucht.
Der Klassiker: Etwas wird in System A eingetragen und muss in System B nochmal. Wenn es Schnittstellen gibt, verbinden wir sie direkt. Wenn nicht, geht es über Exporte und Importe, was weniger elegant ist, aber genauso zuverlässig läuft.
Der Monatsbericht, der immer gleich aufgebaut ist. Die Zusammenfassung eines langen Protokolls. Die Übersicht über eingegangene Bewertungen. Alles Aufgaben, die niemand vermisst, wenn sie automatisch im Postfach liegen.
Der Unterschied zwischen einer Automatisierung, die läuft, und einer, die nach zwei Monaten wieder abgeschaltet wird, liegt fast immer an dieser Stelle. Wenn Mitarbeitende nicht nachvollziehen können, warum das System etwas entschieden hat, misstrauen sie ihm zu Recht und kontrollieren am Ende doch jeden Vorgang. Dann ist nichts gewonnen.
Wir bauen deshalb Freigabeschritte ein und machen sichtbar, worauf eine Entscheidung beruht. Am Anfang wird viel geprüft, mit der Zeit weniger, weil das Vertrauen wächst. Wo die Grenze liegt, entscheidet ihr und nicht wir. Und für Fälle, in denen sich das System unsicher ist, gibt es immer den Weg zum Menschen statt einer geratenen Antwort.
Für die Verbindung zwischen Systemen nutzen wir vorhandene Werkzeuge, wo sie passen, und schreiben eigene Anbindungen, wo sie fehlen. Was besser ist, hängt davon ab, wie speziell dein Ablauf ist und wie stark er sich noch verändern wird. Fertige Werkzeuge sind schneller eingerichtet, eigene Lösungen laufen günstiger, wenn viel Volumen zusammenkommt.
Sprachmodelle kommen dort ins Spiel, wo es um Text und Verstehen geht. Für alles andere sind sie die falsche Wahl. Eine Zahl in ein Feld zu schreiben braucht kein Modell, sondern eine Zeile Code. Diese Trennung sparen wir dir bei den laufenden Kosten, weil jeder Aufruf eines Modells Geld kostet und viele Anbieter sie großzügig verteilen. Wie das technisch umgesetzt wird, läuft über unsere eigene Entwicklung.
Das häufigste Problem sind unsaubere Ausgangsdaten. Wenn Kundennamen in drei Systemen unterschiedlich geschrieben sind, kann keine Automatisierung sie sauber zusammenführen. Oft ist der erste Schritt deshalb Aufräumen und nicht Automatisieren, was weniger spektakulär klingt und mehr bringt.
Das zweite Problem ist fehlende Zuständigkeit. Ein automatischer Ablauf braucht jemanden, der merkt wenn er stillsteht. Wir richten Meldungen ein, aber es muss bei euch eine Person geben, bei der sie ankommen. Sonst läuft ein Prozess drei Wochen ins Leere und niemand merkt es.
Das dritte ist zu großer Umfang am Anfang. Wer gleich fünf Abläufe gleichzeitig automatisiert, kann bei Problemen nicht mehr zuordnen, wo es hakt. Einer nach dem anderen dauert gefühlt länger und geht schneller.
Ein Beispiel, wie so eine Entscheidung aussieht, ohne konkreten Kunden. Angenommen, in einem Betrieb gehen täglich vierzig Anfragen über verschiedene Wege ein. Jemand liest sie, ordnet sie einer von fünf Kategorien zu und leitet sie weiter. Pro Anfrage anderthalb Minuten, macht eine Stunde am Tag. Im Jahr sind das etwa zweihundertfünfzig Stunden, verteilt auf zwei Personen, die es sich teilen.
Der Aufbau einer Vorsortierung mit Freigabeschritt liegt bei so einem Fall im niedrigen vierstelligen Bereich, der Betrieb bei wenigen Euro am Tag. Selbst wenn die Automatisierung nur siebzig Prozent der Fälle sicher zuordnet und der Rest weiter von Hand läuft, ist der Punkt erreicht, ab dem sich das trägt, meist innerhalb weniger Monate.
Diese Rechnung machen wir vor dem Angebot, mit deinen Zahlen statt mit erfundenen. Wenn sie nicht aufgeht, siehst du das ebenso deutlich, und dann lassen wir es. Uns ist ein ehrliches Nein lieber als ein Projekt, das später als Fehlinvestition erinnert wird.
Wir schauen uns die Abläufe im Betrieb an, am liebsten vor Ort in Köln oder im Umland, weil man beim Zuschauen mehr sieht als in jeder Beschreibung. Daraus entsteht eine Liste mit Einschätzung, was sich lohnt. Der Aufbau eines ersten Ablaufs liegt meist im niedrigen bis mittleren vierstelligen Bereich, der laufende Betrieb im zweistelligen bis dreistelligen Monatsbereich.
Bevor gebaut wird, rechnen wir gemeinsam durch, ab wann sich das trägt. Wenn die Antwort "in vier Jahren" lautet, lassen wir es. Für die Frage, welche Anwendungen bei dir überhaupt in Frage kommen, ist die Beratung zu künstlicher Intelligenz der passende Einstieg.
Meistens ja, aber über Umwege. Wenn es keine Schnittstelle gibt, arbeiten wir mit Exporten, Importen oder Datenbankzugriff. Weniger elegant, aber stabil. Was möglich ist, sehen wir nach einem Blick auf das System, dafür brauchen wir eine halbe Stunde mit eurer IT.
Dann muss der manuelle Weg noch existieren. Wir bauen keine Abläufe, bei denen der Betrieb steht, wenn ein Dienst nicht erreichbar ist. Bei kritischen Prozessen legen wir vorher fest, was in diesem Fall passiert und wer benachrichtigt wird.
Ja, und das ist auch im eigenen Interesse. Wo Beschäftigtendaten betroffen sind, kommen zusätzlich Mitbestimmung und Datenschutz ins Spiel. Wir sagen dir, an welchen Stellen das relevant wird, die rechtliche Bewertung gehört aber zu deiner Rechtsberatung.
Bei Werkzeugen mit Oberfläche ja, dafür gibt es eine Einweisung. Bei eigenen Anbindungen braucht es jemanden mit Technikkenntnis. In beiden Fällen bekommst du die Dokumentation und alle Zugänge, damit du nicht an uns hängst.
Wir haben zu diesem Themenfeld ein paar Beiträge geschrieben, in denen Details stehen, die hier den Rahmen sprengen würden.
Nenn uns die drei nervigsten wiederkehrenden Aufgaben. Wir rechnen mit dir durch, ob sich eine davon rechnet.
Projekt anfragenOder direkt: info@digital-unit.de